Порядок ведения и учета кассовых операций определяется Центральным банком Российской Федерации. Различают три вида операций с наличными денежными средствами:
— кассовые;
— операции с подотчетными суммами;
— операции с наличными денежными средствами по расчетному счету.
Все операции, осуществляемые предприятием с наличными денежными средствами, должны оформляться через кассу. При оприходовании денежных средств в кассу выписывается приходный кассовый ордер, который включает следующие реквизиты:
1. Наименование организации.
2. Номер и дата ордера.
3. Сумма цифрами.
4. Фамилия и инициалы плательщика средств.
5. Назначение платежа.
6. Сумма прописью.
7. Подпись главного бухгалтера.
8. Отметка кассира о приеме денег в кассу, заверенная подписью.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей;
— приходный кассовый ордер;
— квитанция приходного кассового ордера (отрывается и вместе с оттиском круглой печати вручается плательщику).
Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером, который включает:
1. Наименование организации.
2. Номер и дата ордера.
3. Сумма цифрами.
4. Фамилия, имя, отчество получателя денег.
5. Назначение платежа.
6. Сумма прописью.
7. Подпись руководителя и главного бухгалтера
8. Расписка получателя денег с указанием полученной суммы прописью.
9. Отметка кассира о выдаче денег, заверенная подписью.
10. Данные документа, удостоверяющего личность получателя денег, заверенные подписью кассира.
По окончании рабочего дня все данные о приходе и расходе заносятся кассиром в кассовую книгу под копирку. При этом первый экземпляр служит основанием для осуществления контрольных и учетных действий, а второй экземпляр отрывается и вместе с приложенными приходно-расходными документами передается кассиром в бухгалтерию под роспись в первом экземпляре.
С кассиром при приеме на работу заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Требования по оборудованию кассового помещения:
— отдельное изолированное помещение;
— дверь металлическая или обитая металлом с двумя замками;
— окошко для выдачи денег размером не более 15х15 см;
— решетка на окнах;
— наличие пожарно-охранной сигнализации;
— несгораемый сейф.
От кассы и кассового помещения должно быть два экземпляра ключей:
1) У кассира.
2) В опечатанном виде в сейфе у руководителя.
Право доступа в кассовое помещение имеют:
— кассир;
— руководитель;
— главный бухгалтер;
— проверяющие лица в их сопровождении.
Синтетический учет кассовых операций ведется на синтетическом активном счете 50 «Касса». Операции по кредиту счета 50 отражаются в журнале-ордере №1, а по дебету счета 50 – в ведомости №1. Все журналы-ордера в бухгалтерском учете построены по кредитовому признаку.
