Понятия, характеризующие организацию

Почти все виды деятельности людей связаны с различного рода организациями: промышленными, торговыми, транспортными, страховыми, транспортно-экспедиторскими, государственными учреждениями, общественными объединениями и т. п. Организации могут быть крупными или небольшими, постоянными или временными.

Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (целей). Организация составляет основу менеджмента; она обусловливает обособление управленческой деятельности в самостоятельную область.

Обязательные требования, которым должна удовлетворять организация:

• наличие, как минимум, двух людей, которые считают себя частью группы;
• наличие хотя бы одной цели (желаемого конкретного результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
• наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организацию, имеющую одну общую цель, считают простой. Организация, которая имеет набор взаимосвязанных целей, разделяемых и признанных всеми членами, относится к сложным организациям. Нетрудно заметить, что современная управленческая деятельность редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель.

Управление экономикой — это управление сложными организациями; оно обусловлено тем, что любая фирма, предприятие объединяет большое количество структурных подразделений, ориентированных на достижение конкретных задач, обеспечивающих осуществление единой цели организации.

Цели — это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив. Важно, чтобы намеченные организацией цели были реальными и выполнимыми. Цели объединяют и сплачивают людей, придают смысл существованию организации, определенность и конкретную направленность ее действиям. Без цели нет и не может быть организации, поскольку люди не согласятся терять свободу деятельности и подчиняться общим требованиям, с которыми они могут быть и не согласны.

Общие характеристики сложных организаций представлены ниже.

Ресурсы. Для достижения намеченной цели всякой организации необходимо осуществить преобразование предметов труда с помощью средств труда в продукт, который организация предлагает для удовлетворения потребностей людей. При всем многообразии используемых ресурсов они традиционно подразделяются на три основные группы — натуральные, или природные, материальные (капитал) и человеческие (труд). Следует особо выделить специфику человеческих ресурсов.

1. Люди наделены интеллектом; их реакция на внешнее воздействие (управление) эмоционально окрашенная, а не механическая, значит — процесс взаимодействия организации и сотрудников является двусторонним.

2. Люди способны к постоянному совершенствованию и развитию. В ранний период своей жизни человек учится ходить, разговаривать, читать, писать, общаться с компьютером. На работе он приобретает профессиональные навыки, которые совершенствуются на протяжении всей карьеры. В условиях современного научно-технического прогресса, когда технологии, а вместе с ними профессиональные навыки устаревают в течение нескольких лет, способность сотрудников к постоянному совершенствованию и развитию представляет собой наиболее важный и долговременный источник повышения эффективности деятельности любой организации.

3. Трудовая жизнь человека продолжается в современном обществе 30-50 лет. Соответственно, отношения человека и организации могут носить долговременный характер.

4. В отличие от материальных и природных ресурсов люди приходят (в большинстве случаев) в организацию осознанно, с определенными целями и ожидают от нее помощи (предоставления возможности) в реализации этих целей.

5. Каждый человек уникален. В природе не бывает двух абсолютно одинаковых людей.

Исходя из специфики человеческих ресурсов, управление ими представляет собой особый вид деятельности, требует выполнения особых функций и наличия особых качеств у тех людей, которые занимаются этой деятельностью. Управление людьми требует творческого (не механического) подхода, индивидуализации и учета долгосрочной перспективы при принятии всех решений. Приобретая ресурсы, организация производительно использует их — перерабатывает хлопок в ткань, из металла изготовляет станки и оборудование и т. д. При этом процесс преобразования ресурсов присущ любым организациям: производственным, организациям обслуживания и коммерческим.

Взаимосвязь целей и ресурсов организации

Организации	Средства	Материалы	Люди	Технология	Информация
По добыче медной руды	Горная техника	Крепежный лес, буровая сталь, шланги	Горные инженеры, техники, подземные рабочие	Способы вскрытия рудных тел, разработки и эксплуатации	О запасах, условиях залегания и эксплуатации
По организации общественного питания	Холодильные установки, электроплиты, кухонные комбайны	Мясо, рыба, овощи, фрукты, хлебобулочные изделия, сладости	Управляющие сферой общественного питания, исполнители	Техника, технология, приготовление и реализация	Отчетность о реализации, учет на складах, отчет о затратах на приобретение продуктов для приготовления пищи
По коммерческим услугам	Компьютеры, самолеты, автомобили средства связи	Конверты, ярлыки для адресов	Шоферы, операторы, пилоты, механики	Способы организации работ по доставке грузов	Информация о нахождении груза, затратах, расходах по доставке, выручке

Зависимость от внешней среды. Ни одна организация не изолирована от внешней среды. Каждая в значительной степени зависит от окружающего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, использующих результаты хозяйственной деятельности конкретного трудового коллектива. Условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимы от деятельности организации. Внешняя среда включает в себя экономические условия, потребителей, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в предпринимательской деятельности, общественные взгляды, технику и технологию и др. Различают внешнюю среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия включает в себя факторы, которые непосредственно влияют на операции организации. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. Эти взаимосвязанные факторы влияют на все происходящее внутри организации. Например, введение новой технологии сборки машин может обеспечить успех в конкуренции, но чтобы использовать эту новую технологию, организации важно привлечь людей, способных эффективно вести производство с применением новшества. Если при этом экономическая конъюнктура повышается или существует конкуренция на рынке таких специалистов, то организации придется повысить заработную плату, чтобы привлечь их на работу. При найме специалистов организация должна соблюдать государственное законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту и полу. Названные факторы постоянно меняются, поэтому организация полностью зависит от внешней среды, а последняя, как правило, находится за пределами влияния менеджеров. С каждым годом организациям приходится учитывать все больше внешних факторов, которые приобретают поистине глобальный характер. В новых условиях проблемы управленческой деятельности состоят в том, чтобы противостоять конкуренции других производителей и своевременно учитывать влияние всех факторов внешней среды на результаты работы своей организации, отсюда — необходимость понимания вновь возникающих областей деятельности, осознания новых культурных ценностей.

Разделение труда как одной из важнейших характеристик организации. Даже два человека, работающие для достижения одной цели, делят работу между собой. Например, водители грузовых междугородных маршрутов могут разделить работу так, что один управляет автомобилем первую половину пути, а другой — вторую.

Деление работы на составляющие называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на множество специализированных заданий позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же количество людей работало самостоятельно. Специализированные работы легче оснастить и обеспечить всем необходимым, занятого их выполнением работника легче обучить отдельными процессами производства.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение, образуя подразделения, выполняющие конкретные задания и ставящие перед собой специфические цели. Так, машиностроительное предприятие может быть представлено рядом подразделений основного и вспомогательного производств.

Как и целая организация, частью которой являются названные подразделения, они объединяют группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Специально созданные по воле руководства для достижения конкретных целей организации, подразделения, группы людей называются формальными. Стихийно образовавшиеся группы людей признаются неформальными.

Неформальные группы — это спонтанно образующиеся группы людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Трудовая среда благоприятствует образованию таких групп. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день. Задачи, которые они решают, заставляют их часто общаться и взаимодействовать. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных групп. В большой формальной организации существует не одна неформальная группа. Большинство из них объединены в своего рода сеть — неформальную организацию.

Неформальные группы в некоторой степени подобны формальным — в них имеются иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших группах существуют неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Организация неформальных групп является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. Тип и структура неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия.

Вхождение в неформальные организации обусловлено тем, что принадлежность к ним может дать людям психологическую выгоду не менее важную, чем получаемая заработанная плата: чувство принадлежности к определенному кругу людей, взаимопомощь, взаимную защиту, тесное общение и взаимную заинтересованность.

Чувство принадлежности является первой причиной вступления в неформальную группу, поскольку это — одна из самых сильных эмоциональных потребностей. Люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, обычно не удовлетворены условиями труда. В большинстве формальных организаций они лишены возможности устанавливать социальные контакты.

Во многих ситуациях сотрудникам легче получить помощь своих коллег, чем начальства, и это является важным мотивом вступления в неформальные группы. Например, рабочий- новичок скорее попросит опытного рабочего объяснить ему, как выполнить ту или иную операцию. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому, кто получил, и кто ее оказал. В результате оказавший помощь испытывает чувство самоуважения, а получающий приобретает руководство к действию.

Основанная на силе единства защита осознается большинством людей и побуждает их вступать в те или иные группы. Защитная функция приобретает особое значение, когда начальству не доверяют. Руководители также образуют неформальные организации для защиты «своей зоны» от вторжения других подразделений. Например, сотрудники отдела маркетинга могут попробовать добиться прерогатив, которое обычны для финансовых подразделений, используя при этом такие методы, как проведение неформальных собраний.

Людям необходимо общение, чтобы знать, что происходит вокруг. Однако во многих формальных организациях система внутренних контактов слаба: случается, что руководство скрывает от подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неофициальной информации — слухам.

Общение и симпатии — это потребности, которые люди могут удовлетворить, присоединяясь к неформальным группам для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют. Люди, работающие вместе, часто имеют много общего и испытывают симпатию друг к другу: они могут вместе обедать, обсуждать работу и личные дела во время перерывов, обращаться к начальству с просьбой о повышении заработной платы и улучшении условий труда. Исследования показывают, что люди склонны устанавливать более тесные отношения с людьми, находящимися в непосредственной близости, а не с теми, кто находится на значительном расстоянии.

Свойства неформальных групп отличаются от свойств формальных организаций. Здесь следует назвать такие характеристики, как социальный контроль, сопротивление переменам, наличие неформальных лидеров.

Социальный контроль — это установление и укрепление групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. В неформальной организации существуют свои правила, касающиеся характера одежды, приемлемых видов работы и правил поведения. Несоблюдение норм зачастую жестоко наказывается; тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может способствовать достижению целей формальной организации, и наоборот.

Типичным в неформальных организациях является сопротивление переменам. Это объясняется тем, что перемены несут в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, появление новых сотрудников могут привести к распаду неформальной группы или организации. Подчас такие изменения позволяют конкретным группам занять особое положение, добиться власти (например, группа управляющих среднего уровня сопротивляется внедрению компьютеров, опасаясь, что эта техника отнимет у них работу). Поскольку люди реагируют не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их представлению, предлагаемое изменение может показаться группе более опасным, чем на самом деле.

Неформальными группами руководят неформальные лидеры. Они добиваются своего положения с помощью власти, которую применяют к членам группы подобно руководителям формальной организации. Существенных различий в средствах, применяемых лидерами формальных и неформальных организаций для оказания воздействия, по сути, нет. Отличием является только то, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера — признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Неформальный лидер имеет две первостепенные функции — помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять ее существование. Иногда эти функции выполняются разными людьми: один обеспечивает достижение целей группы, другой — социальное взаимодействие.

Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации делится на множество самостоятельных заданий, то, как ранее указывалось, важно согласовать действия людей, для того чтобы она была успешной. Это означает, что надо управлять совместной деятельностью трудового коллектива. И управление здесь выделяется как часть совместной деятельности, а впоследствии обособляется в самостоятельную функцию, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Обособившийся вид управленческой деятельности отличается по объектам управления, направлению управляющего воздействия, этапам выполнения трудового процесса или по другим аспектам, и поэтому также требует разделения, которое называют вертикальным.

Укрупненно вертикальное разделение труда осуществляется по таким важнейшим направлениям, как:

• общее руководство;
• техническое и технологическое руководство;
• экономическое руководство;
• оперативное руководство;
• управление персоналом.

Таким образом, в организации существует две внутренние формы разделения труда:

• разделение на отдельные виды работ, заданий, операций, процедур, т. е. горизонтальное разделение труда;
• вертикальное разделение труда, т. е. координирование деятельности людей, что и составляет сущность управления.

Таким образом, организация является причиной, обусловливающей существование управленческой деятельности.

Организационная структура и организационная культура. Достижение целей организации обусловливает совместную работу людей, являющихся работниками организации, что требует координации их взаимодействия и установления определенного внутреннего порядка. Этот порядок проявляется в форме организационной структуры и организационной культуры.

Организационная структура определяет соотношение (взаимоподчиненность) между функциями, выполняемыми сотрудниками организации. Она проявляется через разделение труда, создание специализированных подразделений, иерархию должностей, внутриорганизационные процедуры и является необходимым элементом эффективной организации, поскольку придает ей внутреннюю стабильность и позволяет добиться определенного порядка в использовании ресурсов. Структура создается для достижения организационных целей, поэтому по мере их изменения или изменения условий реализации (состояния внешней среды) она может и должна претерпевать изменения; в противном случае эффективность организации может существенно снизиться. Организационная структура является формальным средством организации сотрудников любого учреждения. Существующая в каждой организации особая организационная культура представляет собой ценности и поведенческие нормы, разделяемые ее сотрудниками. Складывающаяся в течение многих лет организационная культура является цементирующим элементом организации. Однако она также претерпевает изменения: во-первых, эволюционирует естественным путем под воздействием изменений, происходящих во внешней среде; во-вторых, может быть сознательно изменена руководством или другой влиятельной группой сотрудников. Этот процесс, будучи исключительно сложным и трудоемким, требует от управляющих им людей незаурядных способностей, настойчивости, терпения, стратегического мышления. Большинство попыток изменить организационную культуру оканчивалось неудачей, однако руководители многих организаций вновь предпринимают такие попытки, поскольку культура не является нейтральной по отношению к результатам. Существуют культуры, способствующие достижению целей организации в определенных условиях и, наоборот, препятствующие этому.