Функции МТО осуществляются, как мы установили, каждым предприятием, организацией, фирмой, отдельным предпринимателем.
На крупных и средних предприятиях, выпускающих потребительские товары или оказывающих транспортные услуги по перевозке пассажиров и грузов, создаются самостоятельные отделы или группы в зависимости от объема работы, связанной с организацией и управлением МТО. Как правило, такие предприятия имеют собственное складское хозяйство, где сосредоточен производственный запас. Производственным запасом называются материальные ресурсы предприятия, предназначенные для выполнения плановых работ (услуг) и расходуемые при их выполнении.
Отдел МТО является структурным подразделением предприятия, создаваемым для решения выше сформулированных задач. Численность сотрудников отдела определяется исходя из общего объема работы, связанной с выполнением задач, возложенных на это подразделение.
Организационно отдел входит в коммерческую службу предприятия и возглавляется начальником отдела, который, в свою очередь, подчиняется коммерческому директору или заместителю директора по коммерческим вопросам.
Структурно отдел может строиться (распределение обязанностей между сотрудниками отдела) по одному из трех следующих принципов: материальному (товарному); функциональному; смешанному.
Сущность материального (товарного) принципа заключается в том, что за одним или несколькими исполнителями «закрепляется» определенная номенклатура продукции, по которой он/они решают все задачи, связанные с обеспечением работы предприятия товарами, входящими в эту номенклатурную группу:
- расчет потребности и планирование МТО;
- размещение заказов (заключение договоров с производителями или посредниками);
- самостоятельная закупка всего необходимого в незначительных количествах;
- организация работы складского хозяйства;
- контроль за правильностью расходования материалов;
- участие в разрешении преддоговорных споров или при рассмотрении рекламаций и претензий поставщиками;
- другие задачи, связанные с МТО.
Типовая организационная структура отдела, построенная по такому принципу, представлена на рис.
Типовая схема организационного построения отдела МТО по материальному принципу
Наименования товарных групп отдела могут быть неодинаковыми для различных предприятий в зависимости от их специализации и варьироваться в силу того, что даже одни и те же материалы потребляются различными предприятиями в отличных друг от друга количествах. Кроме того, в структуру отдела МТО могут входить производственные участки по изготовлению тары и упаковки, колерный (подготовка расходных материалов для ремонта и эксплуатации зданий: шпаклевка, растворы, краски и т. п.). При значительных объемах работы эти участки могут возглавляться заместителем начальника отдела или мастером.
Поскольку работа отдела является составной частью коммерческой деятельности предприятия, связанной с закупкой товарно-материальных ценностей, их хранением и отпуском в производство. то целесообразно в структуре отдела предусматривать должность экономиста. В его задачи входит: обобщение результатов работы отдела, их анализ и разработка предложений (мероприятий). направленных на рациональное и эффективное использование финансовых и материальных ресурсов: повышение эффективности работы сотрудников отдела, складского хозяйства.
В реальных условиях сотрудники отдела в силу своей загруженности работой или профессиональной неподготовленности не умеют или не могут заниматься аналитической работой, поскольку чаще всего — это люди, имеющие техническую или товароведческую подготовку на базе среднего специального образования.
Функциональный принцип организационного построения отдела МТО заключается в том, что за исполнителем (исполнителями) «закрепляется» не какая-либо товарная группа, а определенная функция (функции), которая выполняется по всем номенклатурным группам потребляемых материальных ресурсов, например:
- планирование МТО и расчет потребности;
- руководство работой складского хозяйства и производственных участков;
- договорно-претензионная работа и т. п.
Смешанная система организационного построения представляет собой комбинацию рассмотренных двух принципов с выделением одной или нескольких самостоятельных функциональных групп (например, планирования, диспетчирования).
Выбор формы организационного построения отдела зависит от ряда факторов и выбирается руководством предприятия. К основным факторам могут быть отнесены:
- объем производства и сложность выпускаемой продукции, определяющих номенклатуру и ассортимент потребляемых материальных ресурсов;
- технология производства, определяющая структуру и состав средств труда, участвующих в производственном процессе, т е. факторы, влияющие на объем работы самого отдела.
Численность работников отдела определяется этими же факторами.
На малых предприятиях, где объемы работ (услуг) невелики, а материальные ресурсы требуются в незначительных количествах, их номенклатура и ассортимент также невелики; при небольших объемах работ, связанных с эксплуатацией и обслуживанием оборудования, все задачи по МТО решаются обычно группой снабжения, состоящей из 2-3 человек, работающих под непосредственным руководством директора (управляющего).
В секторе индивидуального предпринимательства функции МТО выполняет сам предприниматель.
