Информационная система представляет собой набор компонентов, который быстро запоминает и манипулирует огромными массивами необработанных исходных данных. Задачей ИС является управление основными видами ресурсов.
К информационным ресурсам, управляемым ИС, относятся цифровая, текстовая, графическая, голосовая (звуковая) и видео информация. Постоянно усложняющейся задачей является поддержание необходимого уровня защиты и целостности данных и в то же время обеспечение глобального доступа к информации, требуемой для ведения бизнеса. Информационные ресурсы включают в себя также отношения между элементами данных, в результате которых организации требуется получение полезной для нее информации. Становление ИС в организации зависит от характера управления ресурсами ИС, отдачи информационных технологий и от того, какое значение ей придается в управлении организацией.
Известны следующие три роли ИС в организации:
- реагирующая, когда управление ИС пассивно реагирует на специальные требования и постоянную необходимость снижения затрат;
- опережающая, когда управление ИС инициирует и направляет проекты, реализуемые для повышения эффективности хозяйственной деятельности;
- координирующая, когда управление ИС играет роль своего рода делового консультанта в вопросах сведения хозяйственных требований и технологии.
Руководителям ИС приходится постоянно искать баланс между реагирующей, опережающей и координирующей ролями, которые они выполняют в организации. В этой ситуации крайне необходима гибкость ИС и поддержание их ресурсов путем установления партнерских отношений с другими службами организации и внешними организациями. Это может выражаться в форме совместных проектов с внутренними пользователями, клиентами, поставщиками. Необходимость оперативного переключения руководства ИС с одной роли ИС на другую определяется следующими четырьмя факторами:
- стратегическое видение руководства организации;
- ориентация руководства на существующую ИС;
- текущее состояние организации;
- характер информационной технологии, требуемой организацией.
В связи с лавинообразным накоплением объемов информации ее рациональное использование во многих случаях невозможно без компьютерной обработки. Учет на практике этой особенности играет определяющую роль в формировании скорости принятия решения в СУ. К сожалению, в этом вопросе российские предприятия отстают от зарубежных.
В крупных и средних организациях могут использоваться информационные системы различного назначения, обеспечивающие обработку информации на ПЭВМ и принятие управленческих решений. Основой таких ИС, как правило, являются автоматизированные системы управления (АСУ).
Наиболее известные и используемые организациями информационные системы в рамках ИПП на базе ПЭВМ
| Информационные системы | Назначение |
| Корпоративные информационные системы | Обеспечение принятия управленческих решений как по вертикали, так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции) |
| Системы оперативного управления и учета | Обеспечение оперативного управления и учета по типам ресурсов и объектам:
|
| Аналитические информационные системы | Обеспечение стратегического уровня управления. Подготовка аналитической информации и отчетности, поддержка принятия решений. Выделяются две группы таких продуктов (программных):
|
Информационные потоки
Рассмотрим информационные потоки, имеющие место в действующей ИС. Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных проблем современной науки. В кибернетике информация тесно связывается с энтропией – с одним из основных понятий классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.
В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте; обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.
Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими особенностями:
- является столь же абстрактным понятием, как понятия математики, но вместе с тем отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;
- обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается;
- в любых сферах знаний она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постепенно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.
Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. Внешние цели организации определяют состав и структуру информационных потоков, обеспечивающих управление по внешним целям. Внешние информационные потоки генерируются внешней, по отношению к организации средой, характеризуются пространственной сложностью, взаимообусловленностью и взаимозависимостью. Данные информационные потоки генерируются двумя относительно самостоятельными подсистемами внешней среды: макроокружением и непосредственным окружением.
Внешние информационные потоки в рамках макроокружения генерируются следующими пятью источниками:
- экономическая компонента;
- правовая компонента (регулирование среды хозяйствования и правил экономических взаимоотношений с субъектами ее регулирования);
- политическая составляющая;
- социальная компонента;
- технологическая компонента.
Внешние информационные потоки в рамках непосредственного окружения генерируются следующими четырьмя источниками: покупатели, поставщики, конкуренты, рынок рабочей силы. Структура и объемы этих информационных потоков должны быть сбалансированы и взаимоувязаны:
- с разнообразием (структурой и объемами) обратной управляющей информации, обусловленной изменениями во внешней среде;
- с разнообразием подразделений организационной структуры СУ, необходимых для обработки внешних информационных потоков;
- с разнообразием подразделений, необходимых для обработки внутренних информационных потоков.
Источниками внутренних информационных потоков являются срезы внутренней среды организации и используемые в процессе производства товаров и услуг ресурсы: кадровый, организационный, производственный, маркетинговый, финансовый. Весьма важным представляется организационный срез, который генерирует информацию о состоянии управленческих функций в организации, в рамках которых осуществляется распределение полномочий. Связи и отношения, имеющие место при реализации управленческих функций, прав и полномочий, также генерируют информационные потоки.
В общем виде управление по внешним целям организации идет по следующей цепочке: ресурсы → объекты регулирования → ресурсы. Этот процесс имеет ресурсные и поведенческие с точки зрения внешней и внутренней среды организации ограничения.
Таким образом, внешние и внутренние информационные потоки, связанные с состоянием внешней и внутренней среды организации, образуют базовые информационные потоки, которые являются основой для:
- выработки управляющей информации для управления по внешним и внутренним целям как главного продукта деятельности СУ;
- корректировки и проектирования организационной структуры СУ.
Информационные потоки имеют трехслойную архитектуру, включающую: данные (базы данных или учетно-производственную и вспомогательную информацию), правила ведения бизнеса (формальные и неформальные или, другими словами, директивную и нормативно-техническую информацию), а также формируемые в организации документы и принимаемые управленческие решения.
