Основным документом, регулирующим экспортные отношения предприятий, является экспортный контракт, или договор купли-продажи. Контракт состоит из двух основных частей. Первая часть имеет непосредственное отношение к обязательствам экспортера. В ней приводятся сведения о:
- качестве товара;
- количестве товара;
- цене товара;
- условиях поставки;
- времени и месте поставки.
Во второй части контракта излагаются обязательства импортера:
- условия принятия товара;
- условия платежа.
Важно не допускать неточности в формулировках контракта; для того чтобы снизить вероятность риска при заключении контракта, необходимо определить следующие моменты: кто организует и оплачивает перевозку товара, несет ответственность за сохранность, гибель и порчу товара.
Распределение этих функций производится на основе международных торговых условий «Инкотермс». Они регулярно публикуются Международной торговой палатой. Условия «Инкотермс» становятся составной частью контракта только при наличии обоюдного согласия сторон. Каждое из условий «Инкотермс» обозначает особое распределение рисков, расходов и ответственности между продавцом и покупателем.
Экспортные сделки должны быть обеспечены различными пакетами документов, подтверждающими исполнение сделки с иностранным партнером на этапах поставки, транспортировки, хранения, таможенного оформления.
Существуют некоторые позиции, без которых документарная база экспортных операций не была бы полной, например:
- обеспечение производства экспортных товаров;
- подготовка товаров к отгрузке;
- хозяйственные и коммерческие документы;
- платежно-расчетные операции;
- товаротранспортные документы;
- страховое, таможенное оформление сделок, товаров.
В зависимости от назначения и содержания документы имеют различный характер. Например, если пакет документов по экспортированию товаров сопровождает груз до пункта назначения, то такие документы называют товаросопроводительными. Если документы характеризуют отгрузку товара, то они являются отгрузочными.
Для оценки количества, качества и стоимости экспортируемого товара предназначены коммерческие документы и счета. Так, основным расчетным документом является коммерческий счет, в котором дается полное и точное описание товара. Документарная группа «коммерческие счета» может подразделяться на следующие функциональные подгруппы:
- счета-проформы, в которых отсутствуют требования оплатить те или иные суммы;
- счета-фактуры, оформляемые по факту приемки товара;
- счета-спецификации, выписываемые при широкой номенклатуре поставляемых товаров;
- предварительные счета, используемые при частичных поставках товаров.
Помимо документального оформления расчетных операций по экспорту необходимо охарактеризовать количество поставляемой партии, что отражается в технической документации, спецификации, упаковочном листе.
Качество товара фиксируется в сертификатах качества, что обеспечивает соответствие товара по качеству соответствующим стандартам по данной группе изделий или условиям внешнеэкономического контракта. Качество подтверждается еще и такими документами, как:
- гарантийное обязательство;
- протокол испытания;
- разрешение на отгрузку.
Важно знать для организации экспорта товаров составляющие пакета транспортных документов, в частности, он включает:
- товарно-транспортные накладные в зависимости от видов транспортных средств (железнодорожный, авиа и т.д.);
- коносаменты в случае морских перевозок;
- акты сдачи-приемки;
- складские свидетельства и прочее;
- грузовая таможенная декларация, предъявляемая для выполнения таможенных формальностей.
Особое внимание следует обратить на внедрение в практику внешнеэкономической деятельности предприятия грузовой таможенной декларации, которая является унифицированным документом в международной торговле.
Грузовая таможенная декларация — это нормативный учетный документ, введенный с 1 апреля 1994 г., предназначенный для декларирования совершаемой участником внешнеэкономической деятельности сделки таможенному органу. Грузовая таможенная декларация позволяет перемещать грузы через таможенную границу в обоих направлениях, является гарантом сделки, имеющим юридическую силу для зарубежных контрагентов. Порядок заполнения грузовой таможенной декларации определяется приказом Государственного таможенного комитета России от 25 апреля 1994 г.
