Каркасом ИС управления является организационная структура предприятия, а ядром – автоматизированная информационная система (АИС). Внутренняя информация генерируется в пределах функций, задач, работ и процедур, выполняемых в звеньях и уровнях управленческой структуры действующей организации.
Внешняя информация формируется из информационных потоков, источниками которых являются потребители, поставщики, рынок рабочей силы и органы исполнительной власти.
Методы исследования информационных потоков
Основные цели изучения информационных потоков:
- выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;
- установление способности информационной подсистемы получать и перерабатывать внешние информационные потоки, в полной переработке и восприятии внешней информации для эффективного обеспечения управленческих процессов;
- выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.
Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:
- изучение структуры и состава информационных ресурсов;
- наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях;
- наличие и состав электронных информационных ресурсов;
- наличие и состав аппаратных и программных средств;
- определение процессов формирования и маршрутов движения документов;
- анализ информационных потоков: входящих и исходящих;
- представление процессов формирования и маршрутов движения документов;
- анализ информационных потребностей;
- информационные потребности, для удовлетворения которых существует данная организация;
- группы пользователей;
- место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;
- основания и процессы принятия управленческих решений.
Основные объекты исследования:
- документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные);
- связанные с этим процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;
- маршруты движения сообщений.
Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:
- выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации – источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);
- определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ – источников информационных потоков по остальным функциям организации;
- выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количество экземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются, т. п.);
- составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;
- изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;
- определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ.
Известны следующие методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический.
Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину.
Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.
Графический метод используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:
- источникам и получателям;
- видам сообщений;
- срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;
- периодичности;
- объему;
- срокам и участникам контроля, т. д.
В сущности – это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.
Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.
Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет, характеристик сообщений и показателей и представляются в следующем виде:
- перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;
- перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;
- перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;
- перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;
- наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;
- наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;
- наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;
- наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;
- наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.
Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.
Информационная модель подразделения характеризует его внутреннюю структуру, особенности деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.
Измерение информационной обеспеченности управления проводится на основе оценки информационных потоков. Известно, что измерение информационных потоков осуществляется:
- по формам информационных совокупностей или сообщений;
- по содержанию, натуральному объему – подсчитывается число значений по той или иной информационной совокупности, число элементов массива, число позиций, число двоичных разрядов.
Все информационные совокупности делятся на номенклатуры – универсальные множества, включающие все значения данной информационной совокупности. Массивы – подмножество или группы частных значений полных номенклатур равны: N = mn;
где: N – число возможных отображаемых состояний или объем информации в символах; m – основание системы счисления; n – число разрядов сообщений.
Количественный и качественный анализ информации предусматривает ее анализ по стабильности, по сложности, по массовости, по пропускной способности информационной системы.
Анализ информации по стабильности основан на расчете коэффициента стабильности по следующей формуле:
где: nt – число неизменных за время t позиций в номенклатуре;
nн – число позиций в номенклатуре.
Оптимальное значение коэффициента стабильности находится в пределах kст ≥ 0,95.
Анализ информации по сложности основан на расчете коэффициентов сложности, трансформации и массовости:
а) коэффициент сложности, определяемый по формуле:
где: nin – число операторов или команд рабочей программы; nформ – число форм производных показателей;
б) коэффициент трансформации определяется по формуле:
где: nисх – число исходных для расчета данных;
nрез – число результатных показателей;
в) коэффициент массовости рассчитывается по формуле:
где: nобщ – общее число показателей по данному расчету; nформ – общее число форм показателей в этом расчете.
Чем выше kмас, тем выгоднее компьютеризация информационных процессов.
Пропускная способность информации рассчитывается по формуле:
где: Тпер – продолжительность периода обработки информации (день, неделя, декада, месяц, год).
