Операции, связанные с поступлением производственных запасов, как правило, вызывают неоднократный переход материальной ответственности между должностными лицами различных организаций и поэтому особенно тщательно оформляются первичными документами.
Основанием для перехода права собственности на имущество от одного юридического лица к другому является заключенный между ними договор гражданско-правового характера (купли-продажи, мены, дарения и т. п.).
Основным документом при оприходовании материальных ценностей является счет-фактура и накладная (товарно-транспортная накладная), выписанные поставщиком в соответствии с заключенным договором.
При выявлении недостачи или порчи поступившего груза составляется коммерческий акт, на основании которого предъявляется претензия поставщику или грузодоставляющей организации.
Приемка запасов может также оформляться приемным актом, который одновременно с накладной (товарно-транспортной накладной) поставщика является основанием для оприходования по учету у покупателя.
В некоторых случаях запасы на склад поступают из цехов данного предприятия (полуфабрикаты, неиспользованные материалы, отходы, брак и т. д.). Такие запасы передаются на склад по сдаточным накладным. Передача материальных ценностей внутри предприятия со склада на склад оформляется накладными на внутреннее перемещение.
Операции по отпуску сырья и материалов в производство оформляются лимитно-заборными картами или требованиями.
Учет материально-производственных запасов на складах осуществляется с оформлением в одном экземпляре карточек складского учета на каждый номенклатурный номер ценностей, которые заводятся на один год на период от инвентаризации до инвентаризации. В карточках отражается движение материальных ценностей по приходу и расходу с выведением остатка после каждой операции.
При продаже материальных ценностей на основании заключенных договоров оформляются счета-фактуры и накладные, выписываемые продавцом.
Списание материальных ценностей, пришедших в негодность, оформляется комиссионно с составлением акта на списание, который утверждается руководителем. При этом списание в пределах норм естественной убыли относится на затраты предприятия, а сверх норм – за счет виновных лиц. В случае невозможности отнесения недостачи для взыскания на виновных лиц она списывается на убытки предприятия.
