Сущность функционального подхода состоит в рассмотрении исследуемой системы управления (СУ) или ее составляющих элементов только с позиции внешней среды. При этом исследуемая СУ представляется в виде «черного ящика».
Это позволяет рассматривать отношения системы с другими системами и внешней средой абстрактно, не вникая в процессы, происходящие непосредственно в исследуемой системе. Именно поэтому все то, что отражает поведение и отношения таким образом представленной функционирующей системы, называют функцией, а подход – функциональным.
При изменении в изучаемой системе каких-либо параметров в связи с происходящим процессом в «черном ящике» меняется ее состояние, в том числе взаимосвязи с внешней средой. Зная причины происходящих в системе процессов, можно исследовать саму систему и получить новые знания.
Функциональный подход, подобно системному и ситуационному, не исключает использование при исследовании СУ процессного подхода. На практике функциональный подход может применяться при изучении экономических явлений, в том числе планирования, тенденций экономического развития, оценке акционерного капитала и т. п.
