Очевидно, что данной информации для понимания структуры задолженности недостаточно, так как неизвестна задолженность по каждой отгрузке (товарной накладной). Поэтому для управления дебиторской задолженностью требуется следующая информация:
- данные о выставленных дебиторам счетах (товарных накладных), которые не оплачены на текущий момент;
- данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебиторами, для возможного проведения взаимозачета и погашения дебитором кредиторских обязательств под дебиторскую задолженность;
- время просрочки платежа по каждому из счетов (товарной накладной);
- размер безнадежной и сомнительной задолженности (долга), оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Организация может создавать резервы сомнительных долгов, связанных с расчетами с другими организациями и гражданами за товары (работы, услуги) с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и списываются соответственно за счет средств резерва сомнительных долгов либо относятся на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались.
Безнадежным долгом признается дебиторская задолженность, которая с высокой вероятностью не будет погашена.
Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.
Критический срок оплаты – дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности.
В случаях, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями (в этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен), управление дебиторской задолженностью может предполагать использование различных методов:
- метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов;
- метод ЛИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее поздний из выставленных и неоплаченных счетов;
- метод равных сумм (долей), то есть считать, что покупатели частично погашают все счета в равных суммах (долях).
Определив критический срок оплаты и метод соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, можно определить, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота организации (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.
План поступления денежных средств (за некоторый период, например неделю) формируется в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно рассчитать дефицит денежных средств.
Структуру дебиторской задолженности можно рассчитать в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товаров различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.
