Руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация тесно связана с внешней средой и зависит от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром.
Значение внешних факторов различно для разных организаций и для разных подразделений в одной и той же организации. Факторы, оказывающие непосредственное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия; все остальное — к среде косвенного воздействия.
Все факторы внешней среды взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Сложность и подвижность внешней среды непрерывно повышается для всех организаций.
Основными факторами среды прямого воздействия являются потребители, поставщики ресурсов, законы и органы государственного регулирования и конкуренты.
Значимыми переменными среды косвенного воздействия являются экономическая среда, технологическая среда, политико-правовая среда, социокультурная среда, а также локальная среда.
Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей.
К основным переменным внутренней среды организации мы относим структуру, цели, задачи, технологию и людей.
Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достигнуть члены организации в процессе совместной деятельности. Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с общими целями.
Во всех организациях, за исключением самых маленьких, выделяются специализированные функциональные подразделения и уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, построенных из расчета достижения целей организации.
Сфера контроля — это число людей, которые непосредственно подчиняются данному руководителю. Если сфера контроля широка, а количество уровней управления относительно невелико, то структуру называют плоской. Многоуровневые структуры, наоборот, имеют относительно много уровней управления и сравнительно узкую сферу контроля.
Задача — это работа или ее часть, которая должна быть выполнена определенным способом за определенный период. Выделяют задачи, предполагающие работу с людьми, предметами и информацией. Существуют две противоположные тенденции: с одной стороны со времен промышленной революции задачи дробятся и становятся более специализированными, а с другой — потребность в активизации человеческого фактора и возможности, связанные с механизацией, автоматизацией, компьютеризацией и информатизацией производства ведут к укрупнению, комплексированию задач.
Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.
Согласно классификации Д.Вудворд, мелкосерийная и единичная технология — это производство, ориентированное на одного заказчика. В технологиях массового производства изготавливаются большие количества принципиально сходной продукции. Непрерывное производство использует автоматическое оборудование для изготовления больших количеств совершенно одинаковой продукции.
Согласно классификации Д.Томпсона, многозвенная технология характеризуется сериями взаимозависимых заданий, которые должны выполняться в определенной последовательности. Посредническая технология действует в рамках процесса, в ходе которого взаимодействуют группы желающих вступить в отношения взаимозависимости людей. Интенсивная технология использует конкретные навыки, приемы или услуги для внесения конкретных изменений в конкретный продукт.
Ключевой внутренней переменной любой организации являются люди. На процесс управления непосредственное влияние оказывает поведение людей как отдельных личностей, поведение людей в группах, а также поведение людей, выступающих в качестве лидеров.
Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они формируют целостный объект — организацию. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например технологии, не обязательно ведет к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, на людях.
