Центры по закупкам и роли их участников

Если поставщики имеют дело с одним снабженцем или отделом либо бюро материально-технического снабжения предприятия, то лица, представляющие другие отделы, включаются в процесс покупки как участники неформальной организации, получившей название «центр по закупкам». Все лица входят в тот или иной центр по закупкам так, что при решении вопроса, связанного с покупкой другого товара для промышленного потребления, состав участников «центра» может коренным образом измениться. В него входят лица, чьи функции можно обозначить следующим образом: пользователи; советники; прескрипторы; лица, «фильтрующие» решения; лица, принимающие решения; снабженцы.

Пользователи чаще выявляют потребность и непосредственно несут ответственность из-за недостатка товаров или услуг.

Советники подсказывают, какие товары можно выбрать, к каким поставщикам обратиться, или предлагают информацию, способную воздействовать на выбор. Продавцам не просто установить степень влияния советников, ибо последняя определяется неформальными структурами предприятия.

Прескрипторы (лица, влияющие на выбор товаров или услуг) находятся внутри предприятия или вне его; они определяют технические характеристики товаров, которые нужно приобрести. Их основная мотивация — качество товара, закупаемого для производственных нужд.

Лица, «фильтрующие» решения, образуют «заслон» или, в лучшем случае, контролируют отношения между членами центра по закупкам и средой (потенциальными поставщиками).

Лицам, принимающим решения, принадлежит «последнее слово» в процессе покупки. Их основная мотивация — снижение себестоимости и уменьшение возможного риска, максимально возможное удовлетворение потребностей клиентов.

Снабженцы — это лица, функция которых на предприятии сводится к подбору поставщиков, к информированию заинтересованных служб о возможностях рынка и его развитии, к ведению переговоров об условиях заказов (цена, сроки, условия платежа и т. д.).

В экономической литературе предлагается следующая сеть взаимодействий различных ролей в ходе анализа процесса покупки.

Различные роли в соответствии со стадиями процесса покупки

Примечание. Количество звездочек характеризует степень вовлеченности участников центра по закупкам в процесс принятия решения о покупке товаров производственного назначения.

Процесс покупки может быть проанализирован поэтапно, с учетом постоянного взаимодействия работников предприятия и их роли в центрах по закупке, меняющейся в зависимости от обстоятельств.

1. Выявление потребности. Пользователи осознают новую потребность постепенно или сразу. Советники также могут подать идею об изменении или улучшении продукта производственного назначения. Таким образом создается возможность покупки, проведения функционально-стоимостного анализа, поиска путей удовлетворения данной потребности. На этой стадии большое значение приобретают информационные возможности предприятия независимо оттого, идет ли речь об информации, классифицированной и зафиксированной службой снабжения и различными техническими службами, или об информаторах (советники, прескрипторы), способных указать, куда следует обращаться, чтобы получить недостающую информацию.

2. Определение характеристик продукта/услуги. Определять характеристики продукта, способного удовлетворить выявленную потребность, могут как пользователи, так и советники. Поскольку внутренние и внешние советники, а также прескрипторы очень активны на данной стадии, неплохо, если бы выявленные характеристики были достаточными чтобы стимулировать конкуренцию между разными поставщиками.

Выявление характеристик может стать причиной функционально-стоимостного анализа, что, в свою очередь, может привести не к закупке нового продукта, а к пересмотру использовавшихся ранее методов, к применению новых, более простых и менее дорогих. Однако в большинстве случаев функционально-стоимостной анализ направлен на упрощение и снижение стоимости одного или нескольких изделий.

3. Критический анализа и поиск поставщиков. Эта задача решается службой снабжения, но на этой стадии в ее решении участвуют советники и прескрипторы. В промышленной среде существует тенденция обращаться в первую очередь к привычным поставщикам, а также к тем, кто имеет хорошую репутацию. Именно по данной причине поставщики стремятся к тому, чтобы их потенциальные клиенты знали о них как можно больше через специализированную прессу, а также, если позволяет число потенциальных потребителей, прибегают к проведению прямой почтовой рекламной компании. Поставщики стремятся к тому, чтобы названия их фирм и продукты были знакомы всем.

4. Анализ предложений и выбор поставщика (или поставщиков). Необходимо различать случаи, когда товары различных поставщиков почти заменяют друг друга; когда ни продукты, ни сопутствующие услуги не являются взаимозаменяемыми.

В первом случае цена является критерием, определяющим выбор и, более того, общие издержки использования. Именно в данной ситуации покупатель, не имеющий возможности объяснить «рациональный» выбор, начинает прибегать к личным мотивам, которые по своей сути носят скорее эмоциональный, нежели экономический или технически обоснованный характер. В общем намного легче продолжать сотрудничество с поставщиками, с которыми уже привыкли работать, даже если другие выполняют эту работу лучше и дешевле.

Во втором случае цена остается важным элементом, однако первостепенными становятся следующие требования: продукт поставщика должен соответствовать характеристикам, выявленным клиентом; поставщик должен поставить продукт во время и на условиях, определяемых клиентом.

5. Оценка результатов. Потенциальные поставщики независимо от того, получало ли предприятие о них какую-либо информацию или они сами предложили свои услуги, заинтересованы в заключении первой сделки с данным предприятием.

Вместе с тем потенциальный продавец может быть заинтересован в отказе от сделки, если он не уверен, что способен по всем пунктам удовлетворить ожидания клиента. Таким образом поставщик сохраняет свои шансы на заключение будущих сделок.